他部署とのコミュニケーションを活性化し人材調達を最大化する

こんにちは！アサインナビの角田（スミタ）です。

仕事を円滑に進めていくために、社内でのコミュニケーションは欠かせないですよね。特に人材調達の担当者は、同じ部署の方、現場担当者、上位会社、協力会社、営業事務の方など、さまざまなステークホルダーと関わりながら調達業務を進めていく必要があります。

本記事は人材調達の業務を行っている方向けに、「現場担当者と調達担当者」に焦点をあてて、人材調達をする上で必要なコミュケ―ション方法をお伝えいたします。

1.人材調達業務を最大化するために、現場担当者とのコミュニケーションを活性化する

まず、現場担当者とのコミュニケーションを密にすることが、どれだけ調達業務に良い影響を与えるかというデータを見てみましょう。

以前、社員100名以上の企業21社を対象に弊社が独自にアンケートを取った結果、1人の調達担当に対して、平均25人の外部人材を管理しているというデータが取れました。

そして、アンケートの中で調達担当「3人」に対し「360人」の外部人材が稼働しているという会社があることが分かりました。平均すると調達担当1人あたり「120人」のBP人材を管理しているということになります。

なぜその企業では、少ない調達担当でも多くの外部人材の稼働を実現できているのか理由をきいてみたところ、調達担当（3名）と顧客折衝することに協力的な現場担当者（14名）とのコミュニケーションが密に行われていて、お互いに協力しながら人材調達をしているようでした。具体的には以下のようなことを実施しているようです。

・人材調達を依頼するとき、調達担当が現場担当者に人材を提案するときのルールを明確に決める
・人材調達の現状や、現場の状況を共有する目的のミーティングを定期的に実施
・調達が必要なタイミングで密に適切なコミュニケーションがとれるよう、コミュニケーションそのものを、調達プロセスに落とし込む

その企業では、調達業務のためのルールとコミュニケーションが定着していて、調達担当者と現場担当者との協力関係が出来ているため、多くの協力会社人材の稼働を実現できているようです。

一方、現場担当者と顔を合わせる機会が少ない人もいると思います。
その場合、少ないコミュニケーションで多くの情報を取得できるように、コミュニケーションの質を上げることを意識してみましょう。

2.コミュケ―ションの機会を増やせない人は、コミュニケーションの質を上げる

「コミュケ―ションの機会を増やせない人」は、少ない回数で十分な情報連携ができるようコミュニケーションの質を上げること意識してみましょう。

例えば、社内で案件情報の共有するための定型のフォーマットを作成し、そのフォーマットを現場担当者が記入して調達担当に連携することもできるかと思います。現場担当者が書き方に慣れていない場合は

「必須スキルは2個まで・尚可スキルは何個でも可」
「作業工程・開発環境・人材募集の背景は必須」

などのように記載する基準を決めてあげると現場の方も記載しやすくなります。

その工程があると、調達担当が何度も現場担当者にヒアリングする必要もなくなり、早いタイミングで協力会社に案件情報を展開できるようになります。

コミュニケーションをとることは普段あまり意識せずに行っていると思うのですが、現場の状況を知る・お客様の事情を知る・IT人材の動向を知ってもらうなど、お互いの業務を知るきっかけにもなりますし、それが人材調達を最大化することにもつながります。

3.まとめ

・人材調達業務を最大化するために、現場担当者とのコミュニケーションを活性化する

・コミュケ―ションの機会を増やせない人は、コミュニケーションの質を上げる

いかがでしたでしょうか？

業務をする上でコミュニケーションは大事だと理解してはいるものの、意識していないとなかなか実施することが難しいと思います。

別の記事で、案件情報をヒアリングするときと、人材を探し提案するときに参考にして頂けるようなコミュニケーション方法を掲載しておりますので参考にしてみてください。

外部人材の稼働を増やしたいという方は是非参考にしてみてください。
社内一丸となって人材調達に取り組みましょう。

アサインナビ角田 = 文